Essen vom bewährten Caterer, ein versierter Redner und ein unterhaltsames Rahmenprogramm – auf den ersten Blick alles, was Sie für eine gelungene Veranstaltung brauchen. Doch Events, die nach Schema F gestrickt sind, müssen nicht zwangsläufig als positive Veranstaltung in die Firmengeschichte eingehen. Hier erfahren Sie, wie Sie professionell Events planen und zur Erfolgsstory machen.

Klares Ziel fokussieren

Machen wir doch einmal wieder ein Event! – Wer mit diesem Grundgedanken an die Planung einer Veranstaltung herangeht, ist vielleicht schon auf dem besten Weg, anstatt eines mitreißenden Events ein paar lieblose Stunden von der Stange auf die Beine zu stellen. Denn erfolgreiches Veranstaltungsmanagement bedeutet, dass Sie nachhaltige Events planen. Nachhaltig bedeutet in diesem Fall, dass der Abend oder Tag beziehungsweise das Wochenende keinen austauschbaren oder langweiligen Charakter bekommt, sondern mit einem hohen positiven Erinnerungswert verknüpft wird. Und damit dies gelingt, brauchen Sie ein klares Ziel. Geht es darum, in einem Mitarbeitertag den Zusammenhalt im Team zu festigen und die Motivation Ihrer Mannschaft zu stärken? Dient ein Galaabend dazu, einen wichtigen potenziellen Kunden von Ihrer Seriosität und Ihrem Engagement zu überzeugen? Soll der Tag der offenen Tür nicht nur eine reine Unternehmenspräsentation werden, sondern vor allem neue Kunden und damit mehr Umsatz generieren? Wer Events planen will, macht diese nur mit einem klar formulierten Ziel zur Erfolgsstory!

Events planen – starten Sie beim Programm!

Es ist oft verlockend, rund um ein zukünftiges Mitarbeiter- oder Kundenevent erst einmal die klassischen Basics wie Datum und Location in Stein zu meißeln. Doch nicht immer ist dieser Planungsbeginn eine clevere Idee. Natürlich müssen Sie unverrückbare Dinge wie Urlaubszeiten oder saisonale Ereignisse wie Weihnachten beachten. Doch darüber hinaus hindert Sie ein frühzeitig festgesteckter räumlicher und zeitlicher Rahmen womöglich an einer kreativen Gestaltung eines außerordentlichen Events. Zum Beispiel dann, wenn zum geplanten Veranstaltungstermin wegen eines Großevents alle Hotelzimmer in der Stadt für Ihre Gäste blockiert sind oder wenn das anvisierte Tagungshotel den alljährlichen Betriebsurlaub macht. Oder aber, wenn Ihnen beim Brainstorming für Ihr Event von der naturnahen Fackelwanderung im Schnee bis zum verwegenen Wildwasserfahren plötzlich Dinge einfallen, die zwar ideal für die jeweilige Zielgruppe wären, aber wegen des nun bereits feststehenden Eventdatums allein schon witterungsbedingt nicht möglich sind. Wenn Sie also wirklich maßgeschneiderte Events planen möchten: Überlegen Sie sich zunächst den Inhalt und passen Sie Ort und Zeit anschließend an das Programm an!

Das Budget – was kostet Zufriedenheit?

Von der Kundengewinnung bis zur Mitarbeitermotivation ist die Zufriedenheit der Teilnehmer beziehungsweise Gäste ein entscheidendes Kriterium, wenn Sie Events planen. Natürlich ist es nicht zwangsläufig so, dass niedrige Kosten ein mangelhaftes Programm bewirken oder hohe Ausgaben automatisch ein Erfolgsevent garantieren. Dennoch limitiert das Budget, das Ihnen zur Verfügung steht, in vielen Fällen spürbar. Bedenklich wird dies vor allem dann, wenn Sie eine wirklich originelle, optimal auf den Veranstaltungszweck maßgeschneiderte Idee aus finanziellen Gründen nicht realisieren können. Im Hinblick auf den materiellen Aufwand gibt es unter anderem diese zwei Strategien, wie Sie Ihrem Wunschevent näherkommen können: Zum einen könnten Sie den Posten Events in die Finanzplanung Ihres Unternehmens aufnehmen und dafür regelmäßige Rücklagen bilden. Eine andere Möglichkeit ist es, die Anzahl der Veranstaltungen Ihrer Firma zu Gunsten einer höheren Qualität zu reduzieren. Denn einige wenige wirklich attraktive Events bewirken mehr als eine Veranstaltungsreihe ohne große Highlights.

Eventplanung: Mit Individualität und Einzigartigkeit punkten

Oftmals ist es schon die Routine, das Altbekannte, das in einem Kunden oder Gesprächspartner das heimliche Gähnen auslöst oder unter den Mitarbeitern für gelangweiltes Desinteresse sorgt. Das kann die jährliche Weihnachtsfeier sein, die schon seit Jahrzehnten im gleichen Lokal durchgeführt wird. Das Tagungsambiente mit freudlosen grauen Stuhlreihen vor der weißen Leinwand. Oder die immer gleichen Mitarbeiterspiele in den Motivationsseminaren. Versetzen Sie sich also genau in Ihre Zielgruppe hinein, wenn Sie spannende und ergebnisorientierte Events planen wollen. Womit können Sie Gäste wirklich überraschen? Was würde Ihrem Team wirklich Spaß bereiten? Was ist in dieser Form noch nie verwirklicht worden und wie können Sie sich unter Umständen auch von konkurrierenden Firmen abheben? Verwandeln Sie aus Ihrer Eventplanung eine kreative Spielwiese, die Sie und Ihr Unternehmen einzigartig machen.

Stimmen sammeln lohnt sich!

Wenn Sie glauben, rund um das Thema Events planen fehlt Ihnen die nötige Kreativität, oder wenn Sie befürchten, mit einer bestimmten Veranstaltungsüberraschung daneben zu liegen – holen Sie sich Sicherheit über gezielte Befragungen. Keine Sorge: Sie müssen nicht befürchten, dass man Ihnen aufgrund Ihrer Fragen Einfallslosigkeit unterstellt. Im Gegenteil: Wer gefragt wird, fühlt sich in seinen Wünschen oder Bedürfnissen ernst genommen. Je nach Unternehmenskultur können Sie die Mitarbeiter auf verschiedene Weise mit ins Boot holen. Vom vorbereitenden Meeting mit den Abteilungsleitern bis zum jährlich aushängenden Zettelkasten für Ideen gibt es eine Menge Möglichkeiten. Das Ergebnis sind häufig eine Fülle von abwechslungsreichen und außerordentlichen Ideen, die Ihnen dabei helfen, ein bedarfsgerechtes Event zu zaubern. Im Sinne eines qualitätsorientierten Eventmanagements ist auch die Befragung von Teilnehmern im Anschluss an eine Veranstaltung sinnvoll für eine womöglich deutlich verbesserte Wiederholung. Fragen Sie nach, was Ihren Kunden, Partnern oder Mitarbeitern besonders gut gefallen hat und welche Wünsche es für das nächste Mal gibt.

Wohlfühlen ist wichtig

Es spielt keine Rolle, ob es sich um eine Veranstaltung mit Fortbildungs- oder PR-Charakter oder eher um ein geselliges Event als Dank an die Belegschaft handelt – in der richtigen Atmosphäre kann sich der gewünschte Erfolg oft um ein Vielfaches steigern. Denken Sie, wenn Sie Events planen, also grundsätzlich auch darüber nach, wie sich Ihre Gäste besonders wohlfühlen können. Das müssen nicht immer die ganz großen Möglichkeiten wie das Firmenfeuerwerk oder der Auftritt eines bekannten Künstlers, das Galadiner oder die Weinprobe sein. Kleine Gesten sind besonders liebenswert und geben eine sympathische Visitenkarte Ihres Unternehmens ab.

 

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